دفتر مديريت پروژه یا PMO چیست؟ شرح وظایف PMO چیست؟
امروزه با گسترش روزافزون پروژه‌های عظیم و تمایل سازمان‌های مختلف برای تعریف راهکارهای اقتصادی خود به صورت پروژه، کنترل و مدیریت بخش‌های مختلف این پروژه‌ها (نظیر مدیریت زمان، هزینه و تخصیص منابع) به دغدغه اصلی مدیران ارشد هر سازمان پروژه‌محوری بدل گردیده است و مدیران را به فکر ایجاد واحدی مستقل در بدنه سازمان خود با نام دفتر مدیریت پروژه (Project Management Office-PMO) انداخت تا بتوانند علاوه بر پوشش بسیاری از ضعف ها، از این واحد به عنوان یک رکن اساسی در توانمندسازی و ایجاد موفقیت در پروژه های خود بهره جویند؛ تا جایی که ایجاد این دفتر، بهترین راه حل و مهمترین پدیده مدیریت پروژه در دهه اخیر شناخته شده است..دفتر مدیریت پروژه یا همان PMO از مهم ترین بخش های هر سازمان پروژه محور است.بخش PMO، نقش کلیدی در استاندارد سازی فرآیندهای مدیریت پروژه در سازمان ها ایفا می کند.
در خصوص نقش و وظایف PMO ، می توان به موارد ذیل اشاره داشت:
تمرکزدهی و هماهنگی مدیریت پروژه های سازمان: پروژه های سازمان، می توانند به صورت متمرکز در بخش PMO ، مدیریت و هماهنگ شوند.
مديريت منابع مشترک برای تمام پروژه های سازمان:بخش PMO ، می تواند در مدیریت منابع مشترک بین پروژه ها تصمیم گیری کند. برای مثال اگر دو پروژه همزمان به یک کامیون نیاز داشتند ، تصمیم گیری درباره محل حضور کامیون، بر عهده بخش PMO خواهد بود.
ثبت دروس آموخته و فایل های مدیریت پروژه ها:تجربیات ارزشمندی در هر پروژه در قالب فایل ها و دروس آموخته شده ایجاد خواهد شد که ثبت و نگهداری این درس آموخته ها و فایل ها توسط بخش PMO انجام خواهد شد. برای مثال: WBS و برنامه زمانبندی پروژه ها، تخمین هزینه های پروژه ها، گزارشات ماهانه پروژه ها، ریسک های پروژه ها و بسیاری موارد دیگر از جمله اطلاعات مهمی هستند که توسط بخش PMO ، ثبت و نگهداری می شوند.
ساختار شکست کار یا به انگلیسی Work Breakdown Structure که مخففش WBS است، نمایشی از محصولات و یا خدمات قابل تحویل یک پروژه است که به بخش‌های جزئی‌تری تقسیم شده است. این ساختار هم به صورت بصری اطلاعات مفید زیادی در اختیار ما می‌گذارد و هم مرجع مناسبی برای مدیریت محدوده پروژه است و یکی از مهمترین اسناد پروژه محسوب می‌شود.
به اشتراک گذاری دروس آموخته و فایل های مدیریت پروژه ها:بخش PMO که پیش از این ثبت دروس آموخته و فایل های مدیریت پروژه ها را بر عهده داشت، اکنون آنها را برای سایر پروژه های سازمان به اشتراک می گذارد.
طراحی سیستم مدیریت پروژه:بخش PMO ، مهم ترین کاری که بر عهده دارد طراحی سیستم مدیریت پروژه جهت یکپارچه سازی پروژه ها و کاهش اعمال سلیقه شخصی، در مدیریت پروژه های سازمان است.
آموزش تیم مدیریت پروژه:بخش PMO ، آموزش سیستم مدیریت پروژه طراحی شده توسط خود را به تیم مدیریت پروژه های سازمان بر عهده دارد.
نظارت بر نحوه اجرای فرایندهای مدیریت پروژه:بخش PMO ، مراقبت از اجرای سیستم مدیریت پروژه طراحی شده را نیز بر عهده دارد. در واقع طی ممیزی ها و کنترل های دوره ای منظم یا غیر منظم، بخش PMO ، باید از اجرای سیستم مدیریت پروژه ، توسط تمام مدیران پروژه ها و تیم مدیریت پروژه ها اطمینان حاصل نماید تا در صورت وجود معضلی در اجرای این سیستم، از آن مطلع و راهکاری جهت رفع آن بیابد.
توسعه و مديريت سياست ها، رويه ها و الگوها:توسعه دادن سیاست ها، الگوها و فرمت های آماده جهت مدیریت بهتر پروژه ها نیز از جمله وظایف و نقش های بخش PMO ، است.
هماهنگی و تمرکزدهی ارتباطات در سراسر پروژه از جمله میان ذینفعان پروژه:بخش PMO ، در زمینه برقراری ارتباط بین مدیران پروژه ها، مدیران بخش ها و سایر ذینفعان کلیدی پروژه ها نقش موثری بر عهده دارد.
مزایای ایجاد دفتر مدیریت پروژه :
از جمله مزایای ایجاد دفتر مدیریت پروژه می توان به مواد زیر اشاره نمود:
دستابی بهتر به اهداف استراتژیک
دستیابی بهتر به اهداف پروژه ها
صرفه جویی منابع
مستند سازی بهتر دانش و تجربه سازمانی
افزایش دانش و تخصص تیم مدیریت پروژه
دستیابی به سطح بالاتری از رضایت ذینفعان
افزایش بلوغ و فرهنگ سازمانی جهت مدیریت و اجرای بهتر پروژه ها
سیستم های اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) چیست؟
سیستم های اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS)
پروژه‌ها به دلیل ماهیت متنوع و غیر تکراریشان ، ساختاری متفاوت از کارهای روزمره جاری سازمان‌ها دارند . با توجه به همین موضوع ، مدیریت پروژه ها همواره مشکل‌تر از امور اداری و عادی سازمان است و نیازمند توجه بیشتر به ابعاد مختلف و متغیرکار است.مدیریت برای انجام اصلی ترین وظیفه خود یعنی تصمیم‌گیری در چنین ساختاری ، نیازمند اطلاعاتی دقیق ، سریع ، بروز و کارآمد است تا بتواند تصمیمات خود را بر اساس پشتوانه‌ای معتبر اتخاذ نماید. سازمان‌های پروژه محور همواره برای مدیریت قراردادهای خود با مشکلات فراوان روبرو بوده و جمع‌بندی، پیگیری و تهیه گزارش‌های مدیریتی و کسب اطلاعات جامع و کامل پروژه‌های جاری سازمان، برای مدیران این سازمان‌ها کاری بسیار دشوار و زمان‌بر بوده است.
سیستم های اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) مجموعه ای از تکنیکها و ابزارهای مورد استفاده در مدیریت پروژه می باشند که با هدف جمع آوری و ساماندهی اطلاعات موجود در یک پروژه طراحی و اجرا میگردند و مدیران پروژه ها از این ابزار ها و تکنیک ها برای جمع آوری، یکنواخت سازی و توزیع اطلاعات به شکل الکترونیکی استفاده می کنند. سیستم های اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) می توانند در سطوح بالا و پایین مدیریتی و اجرایی در پروژه ها (شامل کلیه افراد شاغل و تاثیرگذار در پروژه) برای ارتباط با یکدیگر استفاده شوند. سیستم های اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) کمک شایانی به برنامه ریزی و مدیریت زمان، اجرا و فرآیند اتمام پروژه (Closing) میکنند. در هنگام برنامه ریزی فرآیندهای پروژه، مدیران پروژه میتوانند از ابزار PMIS برای برآورد بهتر هزینه ها و بودجه استفاده نمایند.
اهداف ( PMIS )
- ایجاد یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه برای پروژه ها
- تهیه و تدارک اطلاعات مفید جهت تصمیم گیری مدیریتی
- دسترسی آسان به اطلاعات پروژه توسط کاربران
- بالا بردن سرعتگردش اطلاعات
- بالا بردن سطح امنیت اطلاعات پروژه
- استفاده از گزارشات متنوع و مفید
- ایجاد سیستم مستند سازی مفید پروژه
- بهبود کارایی و اثر بخشی پروژه
- تطبیق پذیری با فرآیند های سازمان و ارتباط با بقیه سیستمهای سازمانی
- پشتوانه اطلاعاتی جهت استفاده از اطلاعات بقیه پروژهای سازمان
- تمرکز زدایی از جهت مدیریت چندین پروژه در سایتهای مختلف و تسهیل ارتباط
نرم افزار مدیریت پروژه به چه معناست؟
نرم‌افزار مدیریت پروژه (Project Management Software) عبارتی است که انواع گوناگونی از نرم‌افزارها را شامل می‌شود از جمله تخمین زدن، طرح ریزی، زمان بندی، کنترل هزینه، مدیریّت بودجه، تخصیص منابع، نرم‌افزارهای ارتباطی و همکاری، مدیریت کیفیت، مستندسازی و سیستمهای مدیریتی که همگی با پروژه‌های بزرگ و پیچیده سروکار دارند. این نرم‌افزارها میتوانند جنبه عملیاتی را برای سطوح عملیاتی سازمان‌ها و جنبه اطلاعاتی را برای سطوح مدیران ارشد و میانی سازمان‌ها داشته باشند. مانند نرم‌افزارهای مربوط به سیستم اطلاعات مدیریت پروژه‌ها. این نرم‌افزارها شامل گانت چارت نمودار گانت می‌شوند که می‌توان با آن نشان داد چه زمانی یک کار شروع شده و در چه زمانی پایان می‌یابد.
نرم افزار مدیریت پروژه (Project Management Software) نرم افزاری است که برای برنامه ریزی پروژه، پیشبرد فرآیندها و مسئولیت های هر بخش از پروژه، برنامه ریزی کلیه اجزای پروژه ها، تعیین مسئولیت ها توسط مدیر پروژه به کار می رود. این نرم افزار به مدیران پروژه اجازه می دهد تا روند انجام پروژه را در هر بخش حتی کوچکترین قسمت های شرکت هم مدیریت نمایند. اگر از نرم افزارهای مدیریت پروژه به درستی استفاده شود می توانند به عنوان سیستم های اداری نیز به کار گرفته شوند. بنابراین نرم افزار مدیریت پروژه یک مجموعه ی متنوع از راهکارهای کاربران و مسئولین بخش های مختلف پروژه است، که هدف اصلی آن تسهیل برنامه ریزی و ردیابی عناصر پروژه در تمامی سطوح است.
امکانات نرم افزار مدیریت پروژه (Project Management Software) :
a- زمانبندی
یکی از مهمترین اهداف، این نرم‌افزارها زمان بندی یک سری از رویدادها و فعالیت است.
b- گردآوری اطلاعات
این گونه نرم‌افزارها با گرفتن ورودی میتوانند اطلاعاتی را در مورد افراد و ذینفعان مختلف فراهم سازند که با استفاده از این اطلاعات می‌توان میزان تلاش مورد نیاز برای به پایان رساندن پروژه را تعیین و تصدیق کرد. برخی از این ورودی‌ها عبارتند از:
- لیست وظایف افراد و زمان بندی تخصیص یافته برای منابع
- نمایی از اینکه چه مدت طول می‌کشد تا یک فعالیت کامل شود
- اطلاعاتی در مورد حجم کار، برای طرح ریزی تعطیلات
- مدارک و گواهی‌ها
- اطلاعاتی تاریخی در مورد نحوهٔ پیشرفت پروژه، مخصوصاً رابطه انجام شده در واقعیت با آنچه طرح ریزی شده
- استفاده بهینه از منابع محدود
- پشتیبانی مالی
- نوع بنایی که ساخته شده، مثلاً مدرسه، خانه، دانشکده، مغازه و غیره
انواع نرم افزار مدیریت پروژه (Project Management Software) :
رومیزی
نرم‌افزارهای مدیریت پروژه می‌تواند به عنوان یک برنامه برای کاربر بر روی سیستم رومیزی (Desktop Computer) اجرا شوند. که به تبعش نیاز به کارهای گرافیکی و ساخت رابط کاربری می‌باشد. نرم‌افزارهای دسکتاپ معمولاً داده هایشان را بر روی فایل ذخیره میکنند البته اکثراً میتوانند داده هایشان را با دیگر کاربرها به اشتراک گذارند یا آنها را در یک دیتابیس مرکزی ذخیره کنند. هرچند که یک طرح پروژهٔ ذخیره شده در فایل میتوند در شبکه بین کاربران به اشتراک گذاشته شود اما در آن واحد فقط یک کاربر می‌تواند به آن دسترسی داشته باشد.
به عنوان نمونه‌هایی از نرم‌افزارهای رومیزی مدیریت پروژه می‌توان ام‌اس پروجکت و پریماورا را نام برد.
تحت وب
نرم‌افزارهای مدیریت پروژه میتوانند تحت وب به عنوان یک برنامه کاربردی وب پیاده‌سازی شوند. و می‌توان با یک مرورگر وب از طریق اینترانت یا اکسترانت به آنها دسترسی داشت.
برخی از مزایا و معایب نرم‌افزارهای تحت وب
- بدون نیاز به نصب نرم‌افزار از هر کامپیوتری قابل دسترسی است.
- کنترل دسترسی آسان
- ذاتا چند کاربره‌است.
- نیاز است فقط یک نرم‌افزار نصب و پشتیبانی شود
- مرکز دادهٔ مرکزی دارند
- معمولاً از نرم‌افزارهای دسکتاپ کند ترند.
- وقتی کاربر یا سرور آفلاین است اطلاعات پروژه در دسترس نمی‌باشد (نیاز است تا آنلاین باشید).
- راه حلی وجود دارد که به کاربر اجازه می‌دهد در زمانی که می‌خواهد آفلاین شود یک کپی از داده‌ها را داشته باشد.
انتقاداتی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه :
موارد زیر ممکن است به‌طور کلی، یا در محصولات خاص، یا به برخی از توابع خاص در داخل محصولات صدق کنند:
- ممکن است برای تمام پروژه‌ها مناسب نباشند
- ممکن است با نوع راه کار مدیریت پروژه در تناقض باشند. به عنوان مثال، سنتی (به عنوان مثال Waterfall ) در مقابل چابک (به عنوان مثال Scrum).
- بر روی فاز برنامه‌ریزی تمرکز می‌کند و قابلیت‌های کافی برای ردیابی پروژه، کنترل و به ویژه طرح تعدیل ارائه نمی‌دهد.
- تمایز آشکاری بین فاز برنامه‌ریزی و بعد از مرحله برنامه‌ریزی قائل نمی‌شود، و اگر نرم‌افزار رفتار که انتظار می‌رود را نداشته باشد باعث می‌شود کاربر سردرگم و نا امید شود.
- ویژگی‌های پیچیده‌ای را برای ارضای نیاز مدیریت پروژه و زمان بندی حرفه‌ای پروژه ارائه می‌دهد که می‌بایستی برای استفادهٔ مؤثر از نرم‌افزار یاد گرفته شوند. ویژگی‌های اضافی ممکن است آنقدر پیچیده باشند که هیچ کسی نتواند آنها را به کار گیرد.
- برخی افراد ممکن است با استفاده از روش ساده‌تر، (به عنوان مثال قلم و کاغذ) به نتایج بهتری دست یابند.
- مشابه پاورپوینت، نرم‌افزار مدیریت پروژه ممکن است باعث شود که مدیر از تماس با افراد مهم سر باز زند.
- انواع جدیدی از نرم‌افزار در حال به چالش کشیدن تعریف سنتی مدیریت پروژه هستند. اغلب، کاربران نرم‌افزار مدیریت پروژه در واقع یک پروژه گسسته را مدیریت نمی‌کنند. به عنوان مثال، مدیریت بازاریابی مستمر برای محصول در حال حاضر منتشر شده «پروژه» در مفهوم سنتی از این واژه نمی‌باشد و آن دربرگیرنده مدیریت منابع گسسته‌ای از کار بر روی چیزی با یک شروع / پایان گسسته نیست.
- وقتی چندین پروژهٔ بزرگ وجود دارد، نرم‌افزارهای مدیریت پروژه میتوانند بسیار مهم باشند. با این وجود از آنجایی که یک نرم‌افزار مدیریتی سربار زمانی زیادی نسبت به زمان مفید دارد احتمالا برای یک پروژهٔ کوچک به کار برده نشود.نرم افزارهای جدید مدل‌سازی اطلاعات ساختمان BIM امروزه کمک بسزایی در تحول در مدیریت پروژه و اجرای پروژه کرده‌اند و توسعه دهندگان نرم افزار رو به طراحی نرم افزارهای جدید با هسته کاملاً متفاوت و مبتنی بر فلسفه مدل‌سازی اطلاعات ساختمان کرده‌است .
انتخاب راهکار مناسب:
اینکه PMO شما در حال حاضر چه فرآیندهایی را در حوزه مدیریت پروژه جاری ساخته است و اینکه اساساً فرآیندهای مدیریت پروژه به چه میزان با سایر فرآیندهای کلیدی سازمان در هم تنیده است، عامل بسیار مهمی در استقرار PMIS است. در این مورد به خصوص سازمان دو راه در پیش دارد: یا اینکه فرآیندهای خود را بر اساس فرآیندهای یک سامانه مدیریت پروژه که best practiceها در خود جای داده تغییر دهد و به عبارتی دست به مهندسی مجدد فرآیندهای خود بزند و یا ابزاری را انتخاب کند که بتواند را در عین دارا بودن best practiceها، امکان سازگار سازی با فرآیندهای داخلی سازمان را نیز داشته باشد.