آشنایی با سیستمهای اطلاعاتی TPS-OAS- MIS- DSS- EIS در سازمان و مدیریت
- سیستم های پردازش رخداد:
TPS – Transaction Processing System
به طور کلی در هر سازمانی یک سری رخداد وجود دارد که برای سازمان حیاتی است، لذا باید از این اطلاعات به نحو احسنت استفاده شود. از نظر تنوع، این نوع سیستم ها بیشترین تنوع را دارند. TPSها سیستم های ساده ای هستند و پیچیدگی خاصی ندارند و ترکیب بیشتر آنها در جمع آوری اطلاعات می باشد. سیستم های پردازش رخداد معمولاً در سازمان ها برای انجام کارهای ساده و تکراری و اموری که بصورت روزانه انجام می گیرند، مورد استفاده قرار می گیرد. کار با این سیستم ها ساده و روتین است و این سیستم ها بیشتر، رخدادهایی را ثبت می کنند که ارتباط سازمان با بیرون از سازمان مطرح می باشد. TPSها معمولاً سیستم های کامپیوتری هستند. این سیستم ها کاملاً ساخت یافته بوده و اهداف و منابع آنها از قبل تعیین شده می باشد. از کار افتادن TPS، گاهی مساوی با ورشکستگی سیستم است. به طور کلی TPSبستری فراهم می کند که سایر سیستم ها بر آن بنا می شوند.
عملیات روزانه سازمان ها بوسیله ی این سیستم ها انجام می پذیرد. از خصوصیات اصلی این سیستم ها داشتن ماهیت روتین، داشتن داده و اطلاعات حجیم و دارای جزئیات و عدم نیاز به تصمیم گیری های مدیریتی در حین کار با سیستم می باشد.
نمونه: سیستم دریافت و پرداخت بانکها
- سیستم های اتوماسیون اداری:
OAS – Office Automation System
کار اصلی این سیستم ها مدیریت اسناد و ایجاد تسهیل در نامه نگاری و اطلاعات درون سازمان می باشد. در این سیستمها به کمک تکنولوژی ارتباطی و با استفاده از واژه پردازها، فایل های الکترونیکی، نامه های الکترونیکی، کنفرانس الکترونیکی و … در جهت اتوماسیون اداری استفاده می گردد. از سیستم های اتوماسیون اداری برای برقراری مکاتبات بدون کاغذ در سازمان استفاده می گردد. سیستم اتوماسیون اداری وظیفه ی برقراری ارتباطات داخلی سازمان و همچنین افراد سازمان با خارج از سازمان را عهده دار است. این ارتباط به بهبود هماهنگی فعالیت ها و کیفی کردن کار کمک می کند. پردازشگرهای متن، پست الکترونیک، ارسال صدا، ارسال فکس، ویدئو کنفرانس و کنفرانس صوتی از ابزارهایی هستند که می تواند در این مجموعه بکار رود.
- سیستم های اطلاعات مدیریت:
MIS – Management Information System
این سیستم ها وظیفه ی پشتیبانی از مدیریت میانی و بعضاً مدیریت عملیاتی را بوسیله ی اطلاعاتی که به آن می دهند، انجام می دهند تا مدیر وظایفش را بهتر انجام دهد. توجه MIS به گذشته و حال است و به صورت مشخص به عملیات داخلی سازمان توجه دارد و به بیرون سازمان ارتباطی ندارد و عملیات وسیع سازمان را خلاصه می کند. این سیستم ها ساخت یافته و نیمه ساخت یافته می باشند. با این حال MIS دارای انعطاف پذیری بالایی نیست و توان تحلیل و پردازش وسیع و پیچیده را ندارد. همچنین این سیستم در مقابل اطلاعاتی که به مدیر ارائه می دهد بی تفاوت است. مدل هایی که در MIS مورد استفاده هستند، مدل های ساده ای بوده و جهت گزارش گیری استفاده می شوند.
- سیستم پشتیبانی از تصمیم:
DSS – Decision Support System
این سیستم ها جهت اجرای مدل های پیچیده ی آماری و ریاضی، تحلیل داده ها و پشتیبانی از تصمیم مورد استفاده قرار می گیرند. ورودی این سیستم ها حجم داده های کم، پردازش همراه با تعامل با کاربر، خروجی تحلیل تصمیمو کاربران آن پرسنل حرفه ای سازمان می باشند. DSSها جهت تصمیم گیری در مواقعی که سابقه وجود ندارد، استفاده می شوند و نتایج بدست آمده از آنها بهینه است که مدیران را در اخذ تصمیمات منحصر به فرد که غیر ساخت یافته یا نیمه ساخت یافته هستند، یاری می دهد و هوشمندی مدیران یا کارکنان حرفه ای را با قابلیت های کامپیوتری ادغام کرده تا کیفیت تصمیمات را بهبود بخشد.
خصوصیات عمده ی DSS ها :
- پیوند داده های اطلاعاتی و مدل ها ۲٫ یاری دادن مدیران که با مسائل غیر ساخت یافته روبه رو هستند ۳٫ پشتیبانی قضاوتهای مدیریتی به جای جایگزینی ۴٫هدف، بهبود اثربخشی تصمیمات بوده و ملاک کار این نیست ۵٫اطلاعات مورد نیاز حتی پس از شناسایی توسط مدیر باید از طریق منابع خاص تفکیک گردد ۶٫از ابتدا مشخص نیست که بهترین اقدام در خصوص بهترین تصمیم چیست ۷٫ برخی از داده های DSS از طریق TPSو برخی از طریق MISتامین می شود و بعضی EIS و خارج سازمان بدست می آیند ۸٫ از انعطاف پذیری بیشتری نسبت به MIS برخوردارند.
برخی از منافع DSS ها :
۱٫توانایی پشتیبانی و حل مسائل پیچیده ۲٫ پاسخ صحیح به شرایط غیر منتظره ۳٫ توانایی آزمایش استراتژی های گوناگون تحت شرایط مختلف بصورت سریع و بی طرفانه ۴٫ درک جدید و یادگیری کاربر می تواند به ترکیب مدل ها تحلیل بهتر منجر شود ۵٫ ایجاد ارتباط آسان ۶٫ کنترل و عملکرد بهتر مدیریت ۷٫ صرفه جویی در منابع یا هزینه ها ۸٫ تصمیمات بی طرفانه ۹٫ افزایش بهبود ۱۰٫ حمایت و پشتیبانی از گروه ها
۶. سیستم های اطلاعاتی اجرایی:
EIS – Executive Information System
سیستم EIS به مدیر ارشد سازمان کمک می کند تا یک تصویر کلی از سازمان را در اختیار داشته باشد. از آنجایی که مدیر ارشد باید با استفاده از کمترین وسایل و اطلاعات، کاملترین و جامع ترین برداشت را از وضع سازمان داشته باشد و از طرف دیگر مدیر ارشد باید معیارهایی برای ارزیابی داشته باشد و ریشه یابی مسائل ممکن است برای مدیر ارشد با اهمیت باشد، این سیستم می تواند بهترین کمک را به او برساند. توجه مدیر ارشد بیشتر به خارج سازمان می باشد، از این رو باید بتواند فرصتها و تهدیدها را شناسایی کند. سیستم های EIS به منظور کمک به دستیابی مدیران به عوامل کلیدی موفقیت طراحی شده و با معرفی موقعیت ها و فرصت ها، امکان تحلیل آن را فراهم می سازند.